Verwerkersovereenkomst

Voor vlootgegevens is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke en HublogiQ de verwerker. De afspraken daarover staan in artikel 23 van de algemene voorwaarden; dat artikel is hieronder integraal opgenomen. De typen persoonsgegevens, categorieën betrokkenen en beveiligingsmaatregelen staan in de bijlagen bij de klantovereenkomst; het actuele subverwerkersregister is op te vragen via hello@hublogiq.com.

Artikel 23. Verwerkersovereenkomst

Toepasselijkheid

1. Bij gebruik van het Platform of de Software worden persoonsgegevens verwerkt ten aanzien waarvan in sommige gevallen geldt dat de Klant verwerkersverantwoordelijke is en HublogiQ verwerker. Voor die gevallen leggen Partijen het onderstaande vast in de vorm van een verwerkersovereenkomst in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Aanvullende definities

1. In aanvulling op de begripsbepalingen in artikel 1, worden in dit artikel de volgende termen, tevens steeds met hoofdletter beginnend, in de navolgende betekenis gebruikt. In dit artikel wordt onder Overeenkomst als bedoeld in artikel 1.4 verstaan de Overeenkomst waarop de Verwerking betrekking heeft.
2. Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de Betrokkene, noch de Klant, noch HublogiQ, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van Partijen gemachtigd zijn om Persoonsgegevens te verwerken, zoals bedoeld in artikel 4 onder 10 van de AVG.
3. Sub-Verwerker: een andere verwerker van Persoonsgegevens, waaronder maar niet beperkt tot groepsmaatschappijen, zustermaatschappijen, dochtermaatschappijen en hulpleveranciers, die HublogiQ inschakelt om voor rekening van de Klant specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten.
4. Medewerker: de door HublogiQ ingeschakelde werknemers en andere personen waarvan de werkzaamheden onder zijn verantwoordelijkheid vallen en die worden ingeschakeld door HublogiQ ter uitvoering van de Overeenkomst.
5. Ontvanger: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een Derde, aan wie/waaraan de Persoonsgegevens worden verstrekt, zoals bedoeld in artikel 4 onder 9 van de AVG.
6. Persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
7. Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens, zoals bedoeld in artikel 4 onder 2 van de AVG.
8. Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben.
9. Inbreuk: een (vermoeden van een) inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens.
10. Toezichthoudende autoriteit: een of meer onafhankelijke overheidsinstanties die verantwoordelijk is/zijn voor het toezicht op de toepassing van de AVG, teneinde de grondrechten en fundamentele vrijheden van natuurlijke personen in verband met de Verwerking van hun Persoonsgegevens te beschermen en het vrije verkeer van Persoonsgegevens binnen de Unie te vergemakkelijken, zoals bedoeld in artikel 4 onder 21 en artikel 51 van de AVG. In Nederland betreft het de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. PIA: de gegevensbeschermingseffectbeoordeling (privacy impact assessment) die vóór de Verwerking ten aanzien van het effect van de beoogde verwerkingsactiviteiten op de bescherming van Persoonsgegevens wordt uitgevoerd, zoals bedoeld in artikel 35 AVG.
12. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.

Duur en einde

1. Het bepaalde in dit artikel treedt niet eerder in werking dan op de datum van totstandkoming van de Overeenkomst.
2. Het bepaalde in dit artikel zal van kracht zijn gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Indien de Overeenkomst eindigt, eindigt het bepaalde in dit artikel van rechtswege.

Voorwerp van de verwerking

1. HublogiQ verwerkt in opdracht van de Klant Persoonsgegevens van door de Klant aangewezen gebruikers van het Platform of de Software. Het soort Persoonsgegevens dat wordt verwerkt, alsook de categorieën van Betrokkenen, wordt uitdrukkelijk en Schriftelijk overeengekomen.
2. De bepalingen uit dit artikel gelden voor alle Verwerkingen die plaatsvinden ter uitvoering van de Overeenkomst. HublogiQ brengt de Klant onverwijld op de hoogte indien HublogiQ reden heeft om aan te nemen dat HublogiQ niet langer aan het bepaalde in dit artikel kan voldoen.
3. HublogiQ zal de Persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens verwerken.
4. De Klant geeft HublogiQ opdracht en instructies om de Persoonsgegevens te verwerken namens de Klant. De instructies van de Klant vloeien voorts uit het bepaalde in dit artikel en de Overeenkomst. De Klant kan naar redelijkheid Schriftelijk aanvullende of afwijkende instructies geven.
5. HublogiQ verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Klant en op basis van de instructies van de Klant. HublogiQ verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend voor zover de Verwerking noodzakelijk is ter uitvoering van de Overeenkomst, nimmer voor eigen doeleinden, ten behoeve van Derden en/of voor reclamedoeleinden c.q. andere doeleinden, tenzij een op HublogiQ van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling HublogiQ tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt HublogiQ de Klant voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
6. Partijen leven de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens na. HublogiQ stelt de Klant onmiddellijk in kennis indien naar mening van HublogiQ een instructie van de Klant inbreuk oplevert op de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.
7. HublogiQ heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de Verwerking. Voor zover niet anders is bepaald in dit artikel, neemt HublogiQ geen beslissingen over het gebruik van de Persoonsgegevens, de verstrekking aan Derden en de duur van de opslag van Persoonsgegevens. De zeggenschap over de Persoonsgegevens verstrekt onder dit artikel komt nimmer bij HublogiQ te berusten.
8. Indien HublogiQ op grond van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens aan Derden dient te verstrekken, verifieert HublogiQ de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker en informeert hij onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, de Klant ter zake.
9. HublogiQ verleent de Klant volledige medewerking om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, meer in het bijzonder de rechten van Betrokkenen, zoals, maar niet beperkt tot, een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens en het uitvoeren van een gehonoreerd aangetekend verzet.

Toegang tot persoonsgegevens

1. HublogiQ beperkt de toegang tot Persoonsgegevens aan Medewerkers, Sub-Verwerkers, Derden en andere Ontvangers van Persoonsgegevens tot een noodzakelijk minimum.
2. HublogiQ verschaft uitsluitend toegang aan die Medewerkers voor wie ter uitvoering van de Overeenkomst deze toegang tot Persoonsgegevens noodzakelijk is.
3. HublogiQ is gerechtigd om bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik te maken van Sub-Verwerkers, indien en voor zover HublogiQ dit noodzakelijk acht voor een juiste nakoming van zijn verplichtingen uit de Overeenkomst. De Klant verleent hierbij algemene Schriftelijke toestemming voor het inschakelen van Sub-Verwerkers.
4. HublogiQ houdt een actuele lijst bij van de door hem ingeschakelde Sub-Verwerkers en stelt deze lijst op een voor de Klant elektronisch toegankelijke wijze beschikbaar, waaronder via het Platform kan zijn begrepen. HublogiQ licht de Klant voorafgaand aan beoogde veranderingen inzake de toevoeging, vervanging of wezenlijke wijziging van Sub-Verwerker(s) Schriftelijk in, waarbij de Klant de mogelijkheid wordt geboden binnen een redelijke termijn tegen de betreffende verandering bezwaar te maken. Indien de Klant gemotiveerd bezwaar maakt, treden Partijen in overleg over een passende oplossing.
5. De toestemming van de Klant voor het inschakelen Sub-Verwerkers laat de verplichtingen van HublogiQ voortvloeiende uit dit artikel onverlet. De Klant kan zijn algemene Schriftelijke toestemming voor het inschakelen van Sub-Verwerkers intrekken, indien HublogiQ niet of niet langer voldoet aan de verplichtingen uit dit artikel of de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.
6. HublogiQ legt de in dit artikel opgenomen verplichtingen op aan de door HublogiQ ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Sub-Verwerkers. HublogiQ draagt er zorg voor dat de door HublogiQ ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Sub-Verwerkers, de in dit artikel opgenomen verplichtingen naleven door middel van een Schriftelijke overeenkomst.
7. HublogiQ blijft ten aanzien van de Klant volledig verantwoordelijk en volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen door de door HublogiQ ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Sub-Verwerkers, voortvloeiende uit de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens en de verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst en dit artikel.

Verlenen van bijstand en medewerking

1. HublogiQ verleent de Klant alle benodigde bijstand en medewerking bij het doen nakomen van de op Partijen rustende verplichtingen op grond van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens. HublogiQ verleent de Klant in ieder geval bijstand met betrekking tot:
2. de beveiliging van Persoonsgegevens;
3. het uitvoeren van audits;
4. het uitvoeren van PIA’s;
5. voorafgaande raadpleging van de Toezichthoudende autoriteit;
6. het voldoen aan verzoeken van de Toezichthoudende autoriteit of een andere overheidsinstantie;
7. het voldoen aan verzoeken van Betrokkenen;
8. het melden van Inbreuken in verband met Persoonsgegevens.

Verwijdering persoonsgegevens

1. Na het eindigen van de Overeenkomst stelt HublogiQ de Klant gedurende de in artikel 8 bedoelde termijn in de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de betreffende Persoonsgegevens te verkrijgen of te laten overdragen. Na afloop van deze termijn verwijdert HublogiQ de Persoonsgegevens binnen een redelijke termijn, tenzij opslag van de Persoonsgegevens op grond van het recht van de Europese Unie of de betrokken lidstaat verplicht is. Persoonsgegevens die uitsluitend nog in technisch noodzakelijke back-ups voorkomen, worden vanaf het moment waarop zij voor reguliere verwerking niet langer beschikbaar zijn afgeschermd en overeenkomstig de reguliere beveiligde back-up- en verwijderingscyclus definitief verwijderd.
2. HublogiQ bevestigt op verzoek van de Klant Schriftelijk dat HublogiQ aan alle verplichtingen uit het vorige lid heeft voldaan.

Beveiliging

1. HublogiQ zal afdoende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen implementeren, opdat de Verwerking aan de vereisten van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens voldoet en de bescherming van de rechten van Betrokkenen is gewaarborgd. Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau houdt HublogiQ rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
2. HublogiQ verwerkt Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte uitsluitend indien en voor zover die Verwerking plaatsvindt overeenkomstig de bepalingen inzake doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen uit hoofdstuk V van de AVG. HublogiQ draagt er in een voorkomend geval zorg voor dat een toepasselijk adequaatheidsbesluit of andere rechtmatige doorgiftegrond aanwezig is, waaronder, indien van toepassing, passende waarborgen in de vorm van door de Europese Commissie vastgestelde standaardbepalingen inzake gegevensbescherming en eventuele aanvullende maatregelen die gelet op de omstandigheden van de doorgifte noodzakelijk zijn.

Audits

1. De Klant heeft het recht om op zijn verzoek een audit te laten uitvoeren door een door de Klant gemachtigde (rechts)persoon, ten aanzien van de organisatie van HublogiQ, teneinde aan te tonen dat HublogiQ aan het bepaalde in de Overeenkomst, dit artikel en de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens voldoet. HublogiQ zal zijn volledige medewerking verlenen aan een audit.
2. De kosten van de audit op verzoek van de Klant komen voor rekening van de Klant, tenzij uit de bevindingen van de audit blijkt dat HublogiQ de bepalingen uit de Overeenkomst en/of dit artikel en/of de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens niet is nagekomen.
3. Indien tijdens een audit wordt vastgesteld dat HublogiQ niet aan het bepaalde in de Overeenkomst en/of dit artikel en/of de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens voldoet, neemt HublogiQ onverwijld alle redelijkerwijs noodzakelijke maatregelen om te zorgen dat HublogiQ hieraan alsnog voldoet. De bijbehorende kosten komen voor rekening van HublogiQ.

Geheimhouding

1. Alle Persoonsgegevens worden als vertrouwelijke gegevens gekwalificeerd en dienen als zodanig te worden behandeld.
2. Partijen houden alle Persoonsgegevens geheim en maken deze op geen enkele wijze verder intern of extern bekend, behoudens voor zover:
3. bekendmaking en/of verstrekking van de Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst of het bepaalde in dit artikel noodzakelijk is;
4. enig dwingend wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak Partijen tot bekendmaking en/of verstrekking van die Persoonsgegevens verplicht, waarbij Partijen eerst de andere Partij hiervan op de hoogte stellen;
5. bekendmaking en/of verstrekking van die Persoonsgegevens geschiedt met voorafgaande Schriftelijke toestemming van de andere Partij.
6. Overtreding van het bepaalde in lid 29 of 30 wordt beschouwd als een Inbreuk.

Inbreuk

1. HublogiQ informeert de Klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na kennisneming, over een Inbreuk of een redelijk vermoeden van een Inbreuk. HublogiQ informeert de Klant via de contactpersoon en de contactgegevens van de Klant. Indien en voor zover het voor HublogiQ niet mogelijk is om alle informatie gelijktijdig te verstrekken, kan de informatie zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na het ontdekken, gefaseerd worden verstrekt aan de Klant.
2. HublogiQ heeft adequaat beleid en adequate procedures ingericht om Inbreuken in verband met Persoonsgegevens in een zo vroeg mogelijk stadium te detecteren, de Klant hierover uiterlijk binnen 24 uur te informeren, hierop adequaat en onmiddellijk te reageren, (verdere) onbevoegde kennisneming, wijziging, en verstrekking dan wel anderszins onrechtmatige Verwerking te voorkomen of te beperken en herhaling hiervan te voorkomen. Op verzoek van de Klant verschaft HublogiQ informatie over en inzage in dit door HublogiQ ingerichte beleid en deze door HublogiQ ingerichte procedures.
3. HublogiQ houdt Schriftelijk een register bij van alle Inbreuken in verband met Persoonsgegevens die betrekking hebben op of verband houden met de (uitvoering van de) Overeenkomst, met inbegrip van de feiten omtrent de Inbreuk, de gevolgen daarvan en de getroffen corrigerende maatregelen. Op verzoek van de Klant verschaft HublogiQ de Klant een afschrift van dit register.

Vrijwaring

1. HublogiQ vrijwaart de Klant van alle aanspraken, boetes en/of maatregelen van derden, daaronder begrepen Betrokkenen en de Toezichthoudende autoriteit, die jegens de Klant worden ingesteld of opgelegd wegens een schending van het bepaalde in dit artikel en/of de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens door HublogiQ en/of door HublogiQ ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Sub-Verwerkers.
2. HublogiQ draagt zorg voor afdoende dekking van de aansprakelijkheid door middel van een aansprakelijkheidsverzekering. Op verzoek van de Klant geeft HublogiQ de Klant inzage in (de polis van) deze aansprakelijkheidsverzekering van HublogiQ.

Slotbepaling

1. Dit artikel vormt een aanvulling op de Overeenkomst. Bij strijdigheid tussen bepalingen uit dit artikel en de Overeenkomst en/of het bepaalde in de vorige artikelen van deze algemene voorwaarden, prevaleren de bepalingen uit dit artikel.