Privacyverklaring

Deze verklaring beschrijft hoe HublogiQ B.V. omgaat met persoonsgegevens — op deze website, in het HubLogiQ-platform en in de HubLogiQ Fleet-app voor iOS en Android.

1. Wie zijn wij

HublogiQ B.V., gevestigd te Nijkerk, KvK 84130075. Vragen over privacy: a.viana@hublogiq.com.

2. Twee rollen — dit is de kern

Voor vlootgegevens (voertuiglocatie, ritten, camerabeelden, tachograafdata, bestuurdersinformatie) is de werkgever of vlooteigenaar — onze klant — de verwerkingsverantwoordelijke. HublogiQ verwerkt die gegevens als verwerker, in opdracht en volgens de instructies van die klant, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Ben je bestuurder of medewerker bij een klant van ons? Richt vragen over jouw gegevens dan aan je werkgever; wij helpen hen daarbij.

Voor onze eigen relaties (accounthouders, contactpersonen, websitebezoekers) is HublogiQ zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarop ziet de rest van deze verklaring.

3. Welke gegevens wij verwerken en waarom

Account en toegang — naam, e-mailadres, organisatie en rol; inlog- en beveiligingsgegevens (waaronder IP-adres en audit-logs). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (beveiliging).

Facturatie — factuur- en betaalgegevens. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht.

Support en communicatie — contact- en ticketgegevens. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Website — wij gebruiken eigen, cookieloze bezoekstatistieken (paginaweergaven, zonder profielen of advertentiecookies). Grondslag: gerechtvaardigd belang. Zie ook ons cookiebeleid.

4. De HubLogiQ Fleet-app

De app is een venster op het platform: wat je erin ziet (voertuigen, ritten, klussen, beelden) zijn vlootgegevens waarvoor jouw werkgever verantwoordelijk is (zie rol-uitleg hierboven). De app zelf verwerkt daarnaast:

Inloggegevens en sessie — om je aan te melden bij het account van je organisatie.
Apparaatlocatie — alléén als je de kaart op je eigen positie centreert, alleen op dat moment en alleen op je toestel; wij slaan je telefoonlocatie niet op en volgen je niet op de achtergrond.
Foto's die je bewust maakt — bijvoorbeeld een schademelding of vrachtbrief; die worden als document opgeslagen bij het voertuig, binnen de omgeving van je werkgever.
Meldingen — een pushmeldingstoken bij Apple of Google; meldingen zijn per soort uit te zetten in de app.
Technische logs — foutinformatie om de app betrouwbaar te houden.

De app bevat geen advertenties en geen tracking van derden, en wij verkopen geen persoonsgegevens.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig: accountgegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang nodig voor afwikkeling; facturatiegegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht); beveiligings- en foutlogs gedurende een beperkte, aan het doel gebonden periode. Voor vlootgegevens gelden de termijnen die met de klant zijn afgesproken in de verwerkersovereenkomst.

6. Delen met derden

Wij verwerken binnen de Europese Economische Ruimte waar dat kan, en werken met een beperkt aantal subverwerkers, waaronder OVHcloud (hosting, EU), Gurtam/flespi (telematica-gateway, EU), Cloudflare (opslag en levering van beelden, vastgelegd op EU-jurisdictie), Simbase (simkaartbeheer), Odoo (facturatie, EU), High Mobility (voertuigdata van autofabrikanten, Berlijn) en Apple en Google (app-distributie en pushmeldingen). Waar een partij buiten de EER verwerkt, gebeurt dat met passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen. Het volledige subverwerkersregister is opvraagbaar via a.viana@hublogiq.com. Wij delen daarnaast alleen gegevens met instanties wanneer dat wettelijk verplicht is.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Mail daarvoor naar a.viana@hublogiq.com. Gaat je verzoek over vlootgegevens van je werkgever, dan sturen we het met jou door naar de juiste verantwoordelijke. Klachten kunnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Beveiliging

Versleuteling van gegevens onderweg en in opslag, meerfactor-authenticatie, strikte toegangscontrole met scheiding per klantomgeving, en audit-logging van gevoelige handelingen.

9. Wijzigingen

Bij inhoudelijke wijzigingen passen we de datum bovenaan aan en informeren we accounthouders via het platform.