Locatiedata van je chauffeurs: wat mag je bekijken en wat leg je vast?

Een tracker in de bus registreert waar het voertuig is — en dus ook waar je chauffeur is. Dat mag, maar niet onbeperkt. Deze gids zet de spelregels op een rij, zonder juridisch jargon, en laat zien hoe je het platform zo inricht dat je aan de goede kant blijft.

Voertuig volgen is óók mensen volgen

Zodra bekend is wie er rijdt, is de positie van een voertuig een persoonsgegeven. De AVG geldt dus gewoon — ook al gaat het jou om de bus, niet om de chauffeur. De hoofdregel is dezelfde als bij camera's: je mag locatiedata verwerken als je er een gerechtvaardigd belang bij hebt dat zwaarder weegt dan de privacy van je mensen. Planning en klantservice, diefstalpreventie, een sluitende ritregistratie en het onderbouwen van kilometers zijn de gangbare doelen. Wat níet mag: de tracker gebruiken om je personeel doorlopend in de gaten te houden. Dat is geen doel, dat is surveillance.

Heb je een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht: een systeem dat aanwezigheid en gedrag van personeel kan volgen valt onder artikel 27 van de WOR. Leg je plan dus eerst aan de OR voor.

Leg je doel vast en informeer vooraf

Twee dingen regel je vóór de eerste tracker de bus in gaat. Ten eerste een korte, schriftelijke richtlijn: waarvoor gebruik je de data, wie mag ernaar kijken, hoe lang bewaar je hem en waar kan een chauffeur terecht met vragen. Ten tweede informeer je je chauffeurs — schriftelijk én mondeling, en standaard in de onboarding van nieuwe collega's. Een tracker waar niemand van weet is per definitie fout.

• Doelen benoemen: planning, diefstal, ritregistratie, kilometeronderbouwing
• Wie kijkt: rollen en rechten, niet "iedereen op kantoor"
• Bewaartermijn per soort data, en wat er daarna gebeurt
• Wat je met privéritten doet (zie hieronder)

Privéritten: de chauffeur bepaalt

Mag een chauffeur de bus ook privé gebruiken, dan zijn die ritten voor jou als werkgever niet interessant — en het is verstandig dat ook zo te regelen. In HubLogiQ geeft de chauffeur per rit zelf het karakter aan: zakelijk, privé of woon-werk, in de HubLogiQ Fleet-app (nu in bèta). Dat is niet alleen netjes richting je mensen, het is ook precies wat de Belastingdienst wil zien voor de bijtelling: de bestuurder legt het karakter van de rit vast, het systeem levert het sluitende bewijs. Spreek in je richtlijn af hoe je met privéritten omgaat en houd je daaraan.

Terugkijken in de tijd: alleen met reden

Live zien waar je wagens zijn, is de dagelijkse operatie. Terugkijken — "welke voertuigen waren vorige week dinsdag om 16:00 op dat adres?" — is iets anders: dat is gericht zoeken in het verleden van mensen. Het kan legitiem zijn (een schadeclaim, een diefstal, een klacht van een klant), maar het vraagt om een drempel. In het platform heet die functie "Wie was daar?" en die drempel zit erin gebouwd: elke zoekopdracht — wie, waar, welk tijdvenster — staat in een logboek, en je legt de reden vast in je eigen richtlijn. Zo kun je later aan je OR of aan een chauffeur laten zien wie wat heeft opgezocht en waarom.

Diezelfde lijn trek je door in de toegang: met de rechtenmatrix per rol bepaal je wie de kaart, de ritten en de historie mag zien, en met meerfactor-authenticatie voorkom je dat één gelekt wachtwoord toegang geeft tot de hele vloot. Gevoelige handelingen staan in het audit-log.

De telefoon van de chauffeur

De tracker zit in het voertuig, niet in de zak van je chauffeur — en dat verschil is belangrijk. De HubLogiQ Fleet-app volgt de telefoon niet op de achtergrond. Locatie wordt alleen gebruikt op het moment dat de chauffeur er zelf iets mee doet: de kaart op de eigen positie zetten, of de positie van het voertuig tijdelijk delen via een link. Binnenkort komt daar een optie bij om de telefoon zelf als tracker te gebruiken, bijvoorbeeld voor een medewerker zonder vast voertuig — uitsluitend als de chauffeur dat zelf aanzet (opt-in) en met dezelfde spelregels als hierboven.