Dashcam in je bedrijfswagen: wat mag wél en niet?

Een dashcam in je bedrijfswagen levert hard bewijs bij schade. Maar je filmt ook je eigen chauffeurs — en dan gelden er regels. Het goede nieuws: die regels zijn prima werkbaar als je vier dingen goed regelt. Deze gids zet ze op een rij, zonder juridisch jargon.

De hoofdregel: gerechtvaardigd belang en doelbinding

De hoofdregel onder de AVG is dat je een camera in een bedrijfsvoertuig mag gebruiken als je er een gerechtvaardigd belang voor hebt — en dat belang moet zwaarder wegen dan de privacy van de mensen die je filmt. Schadeafhandeling en verkeersveiligheid zijn de klassieke voorbeelden. Wat níet mag: de camera gebruiken om continu mee te kijken met je personeel. Dat is geen gerechtvaardigd doel, dat is surveillance. Live meekijken kan in het platform technisch wel — gebruik het alleen voor een concrete situatie (een lopend incident, een vermist voertuig), beperk in de rechtenmatrix wie het mag en benoem het in je camerarichtlijn.

Doelbinding betekent daarnaast dat je de beelden alleen gebruikt voor het doel dat je vooraf hebt vastgelegd. Heb je de camera opgehangen voor schade en veiligheid, dan gebruik je de beelden dus niet om te controleren waar iemand luncht. Leg je doel schriftelijk vast — één alinea is genoeg, maar het moet er staan vóórdat de camera aangaat.

Informatieplicht: je chauffeurs weten het vooraf

Je chauffeurs moeten vooraf en duidelijk weten dat er een camera in het voertuig zit, wat die vastlegt, waarom, en hoe lang beelden bewaard blijven. Een verstopte camera of een mededeling achteraf is per definitie fout. In de praktijk regel je dit met een korte camerarichtlijn: doel, wat er gefilmd wordt, bewaartermijn, wie bij de beelden kan en bij wie je terechtkunt met vragen.

• Informeer chauffeurs vóór de eerste rit, schriftelijk én mondeling
• Leg vast: doel, wat er wordt opgenomen, bewaartermijn, wie toegang heeft
• Maak een sticker of vermelding in het voertuig zichtbaar
• Herhaal de informatie bij nieuwe medewerkers standaard in de onboarding

Bewaartermijnen: alleen wat je nodig hebt

Dataminimalisatie is de derde pijler: bewaar niet meer beeld dan nodig. In de praktijk betekent dat: rond incidenten bewaar je een clip, de rest ruimt zichzelf op. Bij HubLogiQ is dat de standaardinstelling. De camera neemt op naar de SD-kaart in het voertuig; alleen wat nodig is — een event-clip, een snapshot — wordt opgehaald naar het platform. Geluid staat standaard uit, er is geen gezichtsherkenning, en de bewaartermijn stelt de beheerder in: daarna verdwijnen beelden vanzelf. Alleen clips die je actief veiligstelt voor een lopende schadezaak blijven langer staan.

Waar de beelden staan telt ook mee. Beelden van HubLogiQ-camera's worden in de EU gehost. Dat scheelt je een discussie over doorgifte naar landen buiten de EU, en het is één vraag minder in je verwerkersovereenkomst.

De cabinecamera (DMS) en de rol van de OR

Een camera die de weg filmt is iets anders dan een camera die de cabine — en dus je chauffeur — filmt. Een cabinecamera (DMS, driver monitoring) is privacygevoeliger en vraagt om een sterkere onderbouwing: denk aan vermoeidheids- en afleidingsdetectie als concreet veiligheidsdoel. Daarom is DMS bij HubLogiQ bewust optioneel: de wegcamera zit in het Video-niveau (€ 11,95 per unit per maand, inclusief tracking), DMS voeg je alleen toe als je er een goede reden voor hebt (+€ 3,00).

Zo ziet het er in de praktijk uit: de cabinecamera ziet de bestuurder en herkent telefoongebruik achter het stuur — als gebeurtenis, niet als persoon. Het systeem weet niet wíe er zit, alleen wát er gebeurt; er is geen gezichtsherkenning. Juist omdat het systeem zó veel ziet, is het AVG-huiswerk hierboven geen formaliteit maar een voorwaarde.

Heb je een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij systemen die personeel kunnen volgen — dat staat in artikel 27 van de WOR. Camera's in bedrijfswagens vallen daar in de regel onder. Leg je plan dus eerst aan de OR voor. Twijfel je over een randgeval, bijvoorbeeld privégebruik van de bedrijfswagen? Check dat bij je adviseur — dat is goedkoper dan het achteraf repareren.